Av Sebastian Toro.
Kring millennieskiftet spelade jag ett dataspel online, ett spel som tvingade spelaren att periodvis logga in mitt i natten. Inte göra något i spelet utan bara logga in.
Som en person som värdesätter sin sömn började jag fundera kring om det inte fanns en annan lösning på problemet, att behöva ställa väckarklockan vid 3-4 tiden på natten visade sig helt enkelt inte vara optimalt ur ett sömnperspektiv. Jag lyckades leta mig fram till en mjukvara, en robotmjukvara om du så vill, som kunde programmeras att vid specifika tidpunkter utföra väldigt basala handlingar på datorn. Det går att konstatera att min sömn blev betydligt bättre efter detta.
Som min anekdot belyser så handlar det inte om en gestalt klädd i plåt som sitter och knappar på en dator. En digital medarbetare (’robot’) skapas genom en mjukvarurobot, mjukvaran benämns oftast som Robotic Process Automation (RPA).
När vi använder ordet ’robot’, gör vi det metaforiskt för att belysa att mjukvaran i fråga jobbar i samma gränssnitt som sin mänskliga kollega. Det vill säga att inga integrationer, transformations eller större IT projekt behövs. Behovet att etablera en ’robot’ är snarlikt med vad som krävs vid nyanställningen av en människa. Vi pratar om systembehörigheter och inloggningsuppgifter och kanske ett eget bank ID. ’Roboten’ arbetar sedan i samma system och på samma sätt som en människa skulle ha gjort om denne utförde arbetet.
Att lära en ’robot’ att utföra olika arbetsuppgifter bygger på tre grundkriterier:
– Digital; processen eller arbetsuppgiften behöver vara digital såtillvida att arbetet kan utföras från en dator. Dessvärre så kan ’robotarna’ inte gå och hämta kaffe eller utskrifter i kopiatorn, men inte att förtrösta, det finns andra typer av robotar till det.
– Regelstyrd; dagens ’robotar’ har inte förmågan att fatta egna beslut eller göra antaganden. Detta betyder att de aktiviteter som ’roboten’ lärs att utföra måste baseras på regler.
– Strukturerad input; formatet på datan som ’roboten’ ska bearbeta behöver hålla en liknande struktur från gång till annan.
Som ni ser så är grundkraven av en sådan art att det går att finna potential för robotar i nästan vilken del som helst av en organisation. I fallet med RPA har det varit en tydlig trend att det är centraliserade funktioner som varit först att realisera nyttan. Av dessa centraliserade funktioner är det sedan framförallt ekonomiavdelningar som tagit täten och drivit utvecklingen.
Exempel på uppgifter vi robotiserat sträcker sig från förkontering och förkontroll, månadsbokslut, upplägg av nya leverantörer, betalningar, fakturering, kredithantering, avstämningar, rekryteringsadministration, löneberedning och rapportering till CAD-modellering. Det här är en lista som kan göras i princip hur lång som helst, för när vi väl reflekterar över de grundkriterier som finns för att applicera RPA är det bara fantasin som sätter gränserna.
Den generella approachen för att etablera RPA är att utifrån bolagets strategi göra en kartläggning. En sådan kartläggning ger en övergripande bild om potentialen (business case) inom det definierade scopet. Som en del i förstudien implementeras sedan robotar på 1-3 arbetsuppgifter i en ”proof of concept”, detta för att validera och bevisa potentialen. Utifrån kartläggningen och den efterföljande implementeringen finns underlag att besluta om bolagets fortsatta arbete med RPA och nu finns ju faktiskt färdiga robotar som direkt kan delta i produktionen. Hela processen, från utvärdering till att implementera och testa robotar, kan gå så snabbt som på 4-6 veckor men brukar i genomsnitt pågå under 6-10 veckor.
Sverige och övriga Norden har varit lite avvaktande till den nya teknologin där det framförallt har varit USA och England som varit drivande. Men under 2015 och framförallt 2016 hände något, och intresset och nyfikenheten kring RPA har tagit rejäl fart. Under 2016 har nyheterna avlöst varandra om Svenska bolag som anammat robotar som en del av sin personalstyrka. Vi ser att denna trend fortsätter och ser framför oss ett 2017 där det kommer vara ovanligare att stöta på bolag som inte har robotar anställda än de som faktiskt har robotar på lönelistan.
Sebastian Toro är partner och medgrundare till New Innovation som levererar tjänster inom Robotic Process Automation (RPA).
