Det ställs allt större krav på ekonomifunktionen i stora svenska företag. Medarbetare samt företagsledning förväntar sig att ekonomifunktionen arbetar med framåtriktade och affärsstödjande aktiviteter samtidigt som funktionen skall vara ett föredöme för kvalitet, effektivitet och kostnadsmedvetenhet. Hur bokslutsarbete och ekonomisk rapportering utförs är en mycket väsentlig del i att uppnå det senare.
Här följer en sammanfattning av en studie som publicerades för första gången våren 2010. Studien syftar till att komplettera de amerikanska undersökningar om snabba bokslut som publicerats under 2000-talet med en studie av stora svenska företag. Undersökningen omfattar hela bokslutprocessen från stängning av leverantörsreskontran i dotterbolagen till publicering av information till marknaden.
”Sammanfattningsvis kan vi konstatera att många svenska CFO:er prioriterar att effektivisera och accelerera bokslutsprocessen. Styrelsen är som regel inte pådrivande i arbetet, vilket skiljer sig från den bild vi har från USA där aktiemarknaden premierar snabb publicering av ekonomisk information. I Sverige är det ofta koncernekonomifunktionen som driver arbetet med att korta tiden för bokslut och syftet är som regel att höja kvaliteten och frigöra tid för mer affärsnära aktiviteter.”
Den strategiska utmaningen när ett företag vill effektivisera och förkorta bokslutsprocessen är att uppnå rätt balans mellan effektivitet, kvalitet och arbetstillfredsställelse hos medarbetarna. Vi har kunnat konstatera att det råder stora skillnader i hur de 18 företag som ingår i studien hanterar dessa faktorer och hur snabbt de idag färdigställer information internt. Generellt kan vi fastslå att företag som aktivt arbetat med bokslutsprocessen ofta lyckas kombinera hög kvalitet med tidig framställan av information, vilket i sin tur möjliggör för medarbetarna att fokusera på mer värdeskapande aktiviteter.
De två snabbaste företagen i studien är klara med resultaträkningen för internt bruk under arbetsdag +4. Det bolag som är snabbast med både resultat- och balansräkning för internt bruk är färdigt vid lunch arbetsdag +6. Medianföretaget är klart med balans- och resultaträkning arbetsdag +7.
Rapporten visar att trots snabbare bokslut internt sker rapporteringen till marknaden inte tidigare. Styrelsen tar generellt lång tid på sig att behandla bokslutet och det finns endast en mycket svag korrelation mellan hur snabbt bokslutet är färdigt internt och när företaget publicerar informationen externt. Den längsta fördröjningen som konstaterats är 15 arbetsdagar och för medianbolaget tar det 11 dagar.
Vi har sett att, till skillnad från många amerikanska företag, vill de svenska bolag som stänger snabbast inte vara offentliga med sin tidplan. Tyvärr kan vi därför inte avslöja vem som är snabbast i Sverige eftersom informationen bedöms som alltför känslig.
Majoriteten av de bolag som undersökts gör ingen skillnad mellan tidplanen för månads- och kvartalsbokslut, förutom att de i kvartalsbokslutet producerar ett mer omfattande rapportpaket. Årsbokslut skiljer sig som regel avseende tidplan och arbetsåtgång och har inte analyserats i studien. Erfarenheten är att ett effektivt månads- och kvartalsbokslut är en förutsättning för ett väl fungerande årsbokslut.
Vi kan också konstatera att inget företag i studien tar genvägen att stänga faktureringen före sista dagen i perioden. De företag som lyckats korta tiden för bokslut och rapportering har arbetat aktivt med att förbereda bokslutet och jämna ut arbetsbelastningen, t.ex. genom att göra reserveringar och avsättningar tidigt i processen. En av svårigheterna för funktioner som arbetar med bokslut är att organisationen tvingas dimensioneras efter arbetstopparna, vilket tenderar att leda till stora skillnader i arbetsbelastning över tiden, med reducerad effektivitet som följd.
De vanligaste flaskhalsarna i bokslutsarbetet är differenser i interna mellanhavanden samt bristande systemfunktionalitet. Nära sextio procent av bolagen har indikerat att det här finns utrymme för effektivisering.
Av Jonas Höijer, Åke Magnusson, Emil Wiberg, Cavendi Management Consulting.